מעקב אחרי דוא"ל של עובדים והזכות לפרטיות

חוששים כי עובד שלכם עושה שימוש פסול בדואר האלקטרוני המקצועי שקיבל מהעבודה? שימו לב: מומלץ לקבל ייעוץ משפטי לפני ביצוע ניטור, כדי לא להיחשף לתביעה ע"י העובד

כיום כמעט כל מקום עבודה מחזיק שרתי דואר אלקטרוני (דוא"ל, e-mail, אי מייל) ונותן לעובדיו תאי דואר אלקטרוני אישיים, עם קבלתם לעבודה, לשימוש לצרכי עבודה. תיבת האימייל משמשת להעברת מידע פנים ארגוני וחוץ ארגוני, הן אצל מעסיקים פרטיים והן אצל מעסיקים ציבוריים. משנת 2019, אף נכנסה לתוקף חקיקה חדשה, המחייבת גופים ציבוריים (למעט בנקים וגופים פרטיים) לקבל פניות של אזרחים גם בדוא"ל. לאור זאת, כדאי לדעת מהם הכללים המאפשרים למעסיק או לגופים אחרים לקבל גישה לתיבות הדוא"ל של עובדים.

בכל מקרה על המעסיק לבצע איזון בין הפררוגטיבה הניהולית שלו לבין זכויות עובדיו, מכוח חוק יסוד: כבוד האדם וחירותו וחוק הגנת הפרטיות

מי רשאי לבצע ניטור או מעקב על תיבות דוא"ל של עובדים?

מעקב אחר דואר אלקטרוני של עובדים יכול להיעשות בנסיבות מסוימות, הן על ידי המעסיק עצמו, שלרוב המידע המועבר מצוי בבעלותו (כך, למשל: סודות מסחריים, שיטות עבודה ותמחור); והן על ידי רשויות בחקירותיהן, לשימושים שונים, באמצעות צווים שיפוטיים סמויים וגלויים, ובאמצעים אחרים. מעסיקים עשויים לנטר תיבות דוא"ל מקצועיות במקומות עבודה בעלי סיווג בטחוני או בכל מקום עבודה, לצורך בחינת תפוקת העובדים, מעקב אחר שיחות המנותבות לדוא"ל במוקדי שירות לקוחות וכו'.

במקרים רבים, אם עובד חולה או נעדר ממקום עבודה, שבו חייבת להתבצע עבודה שוטפת דרך המיילים שלו (למשל: במחלקת כספים, שירות לקוחות, אבטחת מידע, מוקדי ביטחון וכו'), המעסיק או קולגות של העובד יצטרכו לגשת לתיבת הדוא"ל של העובד. עם זאת, יש לזכור שבכל מקרה על המעסיק לבצע איזון, בין הפררוגטיבה הניהולית שלו, לבין זכויות עובדיו, מכוח חוק יסוד: כבוד האדם וחירותו וחוק הגנת הפרטיות.

הלכת איסקוב קבעה כי על המעסיק לקבוע מדיניות בנוגע לשימוש במחשב ובדוא"ל, ולהביא לידיעת העובדים את המדיניות, לרבות בנוגע לאפשרות כי ייעשה מעקב אחר פעילות העובד במחשב ובדוא"ל

למי שייכות תיבות הדוא"ל בהן משתמשים העובדים? 

בשנת 2011 קבע בית הדין הארצי לעבודה, בפסק דינו בעניין העובדת טלי איסקוב (ע"ע 90/08 הנקרא הלכת איסקוב) את העקרונות והגבולות, בכל הקשור לחדירה לתיבות דוא"ל של עובדים על ידי מעסיקים ולניטור תיבות הדוא"ל. בין היתר, נפסק כי מעסיק רשאי לקבוע כללים באשר לאופן שימוש העובדים במחשב ובדוא"ל של העבודה.

מעקב וחדירה לתיבת דוא"ל – בהתאם למדיניות שנקבעה מראש

הלכת איסקוב קבעה כי על המעסיק לקבוע מדיניות בנוגע לשימוש במחשב ובדוא"ל, ולהביא לידיעת העובדים את המדיניות, לרבות בנוגע לאפשרות כי ייעשה מעקב אחר פעילות העובד במחשב ובדוא"ל. על המעסיק להסביר לעובדים איזה שימוש ייעשה במידע ולכמה זמן המידע המנוטר יישמר. נקבע גם כי על המעסיק ליידע צדדים אחרים, העשויים להיות מושפעים מהמעקבים, בנוגע לאפשרות שיבוצעו מעקבים.

יש הבדל בין גישה לתיבת דוא"ל של עובד, כדי לענות על מספר מיילים בעניינים מקצועיים שנמצאים ראשונים ברשימת הדואר הנכנס, לבין ניטור ומעקב עמוק – חד פעמי או עקבי – בנוגע לתוכן בעל אופי פרטי

תיבת דוא"ל: מקצועית, מעורבת או אישית

אחד הכללים שנקבעו בהלכת איסקוב הוא כי אפשרות המעסיק לנטר את תיבות הדוא"ל של עובדיו ואף לחדור לתיבה, תלויה בשאלת הבעלות על תיבות הדוא"ל ובסוג תיבת הדוא"ל שהעובד עושה בה שימוש. 
יש הבדל בין נטילת גישה לתיבת דוא"ל של עובד, כדי לענות על מספר מיילים בעניינים מקצועיים שנמצאים ראשונים ברשימת הדואר הנכנס, לבין ניטור ומעקב עמוק – חד פעמי או עקבי – בנוגע לתוכן בעל אופי פרטי, המצוי בתיבת הדוא"ל.

תיבת מייל מקצועית: אם מדובר בתיבת מייל שהועמדה לשימוש העובד על ידי מעסיקו, לשם ביצוע עבודת העובד ולא לשימושו האישי, המעסיק יכול לבצע עליה פעולות ניטור. עם זאת, במקרה שלעובד יש תכתובת אישית בתיבה זו, המעסיק אינו רשאי להיכנס לנתוני התכתובת האישית. זאת, בסייג של התנהגות פלילית או פוגענית של העובד. גם במקרה כזה, על המעסיק לקבל את הסכמת העובד לניטור.
תיבת מייל מעורבת: אם מדובר בתיבת מייל שהועמדה לשימוש אישי של העובד על ידי מעסיקו, המעסיק אינו רשאי לחדור לתוכן ההודעות ולא לעקוב אחרי התיבה, למעט בנסיבות חריגות ובכפוף לקבלת הסכמת העובד.

תיבת מייל אישית: במקרה של תיבת מייל אישית של העובד, המעסיק אינו רשאי לבצע עליה ניטור, אלא במקרים בהם קיים חשד לפלילים ובכפוף לקבלת צו שיפוטי.

שאיבת המידע באופן שמנוגד לחוק ולפסיקה חושפת את המעסיק לכך שבמקרים מסוימים לא ניתן יהיה לעשות שימוש בראיות שהושגו מהדוא"ל. בנוסף, תיתכן טענה לפגיעה בפרטיות העובד

דוא"ל של ספקי שירות

בשנת 2016, בית המשפט העליון עשה שימוש בהלכת איסקוב, אימץ והרחיב אותה גם ביחס לנותני שירות, שבינם לבין מזמיני העבודה לא מתקיימים יחסי עובד – מעסיק. זאת, במקרה שבו מזמין העבודה העמיד לטובת נותן שירות עמדת מחשב ותיבת דוא"ל, לצורך מתן השירותים (רע"א 3661/16 ‏חברת רמט בע"מ נ' רמי שמיר – הנדסה אזרחית בע"מ).

לסיכום: אם הנכם מעסיקים, מומלץ לקבוע מדיניות ברורה במקום העבודה, ביחס לתיבות הדוא"ל הניתנות לעובדים. זאת, בין היתר, באמצעות נספחים להסכמי העסקה, שבהם יפורטו ויובהרו מראש השימושים המותרים בתיבות הדוא"ל, הניתנות לעובדים לשם ביצוע העבודה. יתר על כן: לפני חדירה לתיבות דוא"ל של עובדים או ניטור ההודעות, מומלץ לקבל ייעוץ משפטי, לגבי השאלה האם מדובר בפעולה חוקית מצד המעסיק (גם במקרה שבו קיים חשש ממשי לזליגת מידע, מומלץ לקבל ייעוץ משפטי מקדים).

בנוסף, גם אם מדובר בתיבת דוא"ל מקצועית לחלוטין וקיים חשש להתנהגות פוגענית של העובד, יש לקבל את הסכמת העובד. שאיבת המידע באופן שמנוגד לחוק ולפסיקה, חושפת את המעסיק לכך שבמקרים מסוימים לא ניתן יהיה לעשות שימוש בראיות שהושגו מהדוא"ל. בנוסף, תיתכן טענה לפגיעה בפרטיות העובד, העשויה להקים לעובד עילת תביעה.

* עו"ד משה בן בסט מתמחה בדיני עבודה, דיני פרטיות ובייצוג מעסיקים ועובדים

לכתבה המלאה באתר משפטי zap